Rutiner finns – men används inte
Ledningssystemet ser bra ut på papper, men speglar inte det faktiska arbetet. Det blir svårt att visa att systemet är en del av vardagen.
Beror oftast på att processerna och rutinerna upprättats av någon annan en de som utför arbetet.
Rutinerna är för komplicerade med mycket text; skall vara enkla och tydliga gärna med bilder för att förenkla.
Ett väl fungerande ledningssystem är inte bara en pappersprodukt. Det behöver spegla det dagliga arbetet och användas som ett verktyg för utveckling och förbättring.
– Joakim Henningsson, revisor på Qvalify
Riskbedömningar följs inte upp
Risker har identifierats, men det saknas åtgärder, ansvarsfördelning eller uppföljning. Ibland är bedömningen dessutom för generell.
Riskbedömningarna hanteras separat i eget system vilket gör att de tex glöms bort vid uppföljningar.
Hantera åtgärder som förbättringar eller avvikelser hanteras och följ upp status på genomförda riskbedömningar vid olika möten.
Interna revisioner uteblir eller brister i kvalitet
Planerade revisioner genomförs inte, eller saknar objektivitet och dokumentation. Det gör det svårare att driva förbättringar.
Man har inte förstått betydelsen av bra genomförda interna revisioner och tillsätter inte tillräckligt med resurser.
Genomför revisioner som baseras på det som är viktigt för företaget, tex hantering av reklamationer, hur en order kontrolleras eller hur fångas kundernas krav upp.
”Det är vanligt att företag har en bra struktur på sitt ledningssystem men glömmer att visa kopplingen mellan riskbedömningar och konkreta åtgärder. Dokumentationen finns, men den följs inte alltid upp i praktiken.”
– Joakim Henningsson, revisor på Qvalify
