Certifieringsprocessen

Förfrågan

Så snart du skickat en offertförfrågan till oss går vi igenom underlaget. Normalt får du en offert inom 3 arbetsdagar. Skulle det finnas oklarheter ringer vi upp dig och ställer kompletterande frågor. Då kan det dröja ytterligare någon dag innan du kan få din offert.

Information/Förgranskning*

Vi presenterar certifieringsprocessen närmare för er och gör en förgranskning av er dokumentation.

* Aktiviteten är frivillig och inte ett krav för att bli certifierad

Förrevision*

Förrevision är en övningsrevision under riktiga former. Här ser du bland annat hur långt ditt företag har kommit och hur långt det är kvar till certifiering. Samtidigt är detta en möjlighet att pröva oss som certifieringsföretag

* Aktiviteten är frivillig och inte ett krav för att bli certifierad

Dokumentationsgranskning*

Vår revisor granskar er dokumentation och skriver en kort rapport. Alla skriftliga dokument hanteras i vårt rapporteringssystem Quno.

* Aktiviteten är frivillig och inte ett krav för att bli certifierad

Certifieringsrevision

Nu genomför vi en total granskning av företagets ledningssystem, rapporterar avvikelser och ger rekommendation om certifiering. Certifieringsrevisionen sker i två steg vad gäller standarder tillhörande ISO 17021 medan standarder kopplade till ISO 17065 t ex SS 872500 endast har certifiering i ett steg .

I det första steget verifierar vi tillämpliga delar i ledningssystemet inför steg två. Exempel på detta kan vara att verksamhetens processer finns beskrivna eller att det finns mål och handlingsplaner som är kopplade till policys.

I steg två verifierar vi följande i ledningssystemet i tillämplig omfattning: Att samtliga identifierade avvikelser från steg ett är åtgärdade, att ansvar och befogenheter är beskrivna, ledningssystemet är effektivt och implementerat dvs att processer, rutiner, övervakning, mätning, rapportering och analys av verksamheten fungerar, att interna revisioner och ledningens genomgång är utförda, att rutin finns för att identifiera tillämplig lagstiftning.

Korrigerade åtgärder

Efter certifieringsrevisionen ska alla avvikelser vara åtgärdade inom en till tre månader (för standarder inom ISO 17065 t ex SS 872500 gäller 1 månad, för övriga inom ISO 17021 är svarstiden max 3 månader). Uppdragsledaren kan besluta att det räcker med någon form av skriftligt bevis på en åtgärd (ett protokoll, intyg etc.) som skickas in via vårt rapporteringssystem Quno, eller om det krävs en så kallad efterrevision, dvs. ett återbesök.

Beslut

Vi beslutar om certifikatet ska utfärdas, vilket sker när samtliga avvikelser är åtgärdade och godkända. Så länge det finns kvarstående avvikelser utfärdar vi inget certifikat.

Cerifikat

Certifikatet gäller i tre år. Det trycks på svenska i ett exemplar. Vill ni ha certifikat på annat språk än svenska, större storlek eller kanske bara fler exemplar, går detta att beställa till självkostnadspris.

Uppföljande revisioner

Vi gör uppföljande revision en till två gånger per år, beroende på företagets storlek och hur välskött systemet är. Efter tre år görs ett ”förstärkt uppföljande” för förnyelse av certifikatet.

Användning av Qvalifys certifieringsmärken

Använd gärna våra särskilt framtagna certifieringsmärken på hemsida, brevpapper, broschyrer eller liknande för att tydligt visa att ni har ett certifierat ledningssystem. En konsekvent användning av dessa certifieringsmärken bidrar till att stärka förtroendet för ert varumärke.

Certifieringsmärken i digital eller tryckt form tillhandahålls av Qvalify, och de får inte förändras i färg, form eller innehåll.

Kontakta oss gärna om du har frågor kring användningen av våra certifieringsmärken.

Förändring i certifikatets omfattning

Om er verksamhet förändras i sin omfattning eller inriktning så att det påverkar verksamhetsbeskrivningen i certifikatet, måste ni meddela oss detta skriftligen. Utifrån informationen beslutar vi vilka åtgärder som behövs; exempelvis om ny revision krävs eller om ett nytt certifikat kan utfärdas direkt.

Konsekvenser av tillfällig eller permanent indragning

Tillfällig indragning av certifikatet, så kallad suspendering, kan bli aktuellt av olika orsaker vilket bedöms från fall till fall. Tillfällig indragning av certifikatet sker även om skuld till Qvalify AB inte reglerats inom 30 dagar efter fakturans förfallodatum.

Certifikatet kan tillfälligt dras in i maximalt 6 månader, därefter måste ny certifieringsrevision genomföras. För att återfå certifikatet tidigare krävs att en ordinarie uppföljande revision genomförs.

Så länge certifikatet är indraget får det inte längre åberopas i dokumentation, broschyrer, hemsida eller liknande. Om detta ändå skulle ske, kan det leda till en anmälan till Marknadsdomstolen.

Permanent indragning av certifikatet blir aktuellt om:

• Kunden inte önskar fortsätta samarbetet
• Certifikatet använts på ett olämpligt sätt
• Kunden nekar oss att utföra avtalade revisioner
• Avvikelser inte är åtgärdade i tid
• Certifieringsmärket använts på ett olämpligt sätt
• Företaget inte informerat oss om sådana förändringar som menligt påverkar certifikatets status och giltighet
• Kunden har gått i konkurs eller att verksamheten har upphört
• Kunden inte meddelar att de gjort sig skyldiga till svår miljöpåverkan eller lagbrott som kan leda till åtal o att fara för liv och hälsa upptäcks i samband med revision eller kommer Qvalify AB till känna och inte företaget vidtar omedelbara åtgärder
• Skuld till Qvalify AB inte reglerats inom 60 dagar efter fakturans förfallodatum.
  
  Efter att certifikatet blivit indraget får det inte längre åberopas i dokumentation, broschyrer, hemsida eller liknande. Om detta ändå skulle ske, kan det leda till en anmälan till Marknadsdomstolen.
  
  Vi meddelar öppna källor att ert certifikat inte längre gäller.